In erster Linie spart der Kunde Zeit und Geld

Praktisch, schnell und für den Kunden vorteilhaft – mit Adobe Sign lassen sich Dokumente digital unterzeichnen. Wir sprachen mit Gregor Kolk, Business Development Lead Adobe Sign, über die Vorteile, Grenzen und Kosten der Lösung.

Was macht das Adobe Sign Angebot einzigartig?

Gregor Kolk: Ganz grundlegend hat Adobe als Unternehmen eine sehr lange Tradition im Bereich Dokumentenmanagement, insbesondere was digitale Dokumentenprozesse betrifft. Darüber hinaus überführt Adobe die eigenen Innovationen meist in offene Standards, um den Nutzern ein breites Anwendungsspektrum zu bieten. Das sind Elemente, die auch für Adobe Sign charakteristisch sind. Wir bieten eine breit aufgestellte Lösung, die nicht nur durch ein hervorragendes Nutzererlebnis besticht, sondern es ebenfalls ermöglicht, praktisch jeden denkbaren Anwendungsfall abzubilden. Das gelingt über sehr offene Standards und offene Dokumentationen. Wir wollen unsere User nicht einschränken und geben ihnen die Option, unsere Lösungen individuell und gleichzeitig universell einzusetzen.

Wer sind Ihre Kunden im B2B-Bereich?

Gregor Kolk: Wir agieren branchenübergreifend. Von Banken über Fluggesellschaften bis hin zu Arzneimittelproduzenten oder dem Einzelhandel bedienen wir ein breites Spektrum an Unternehmen. Es kristallisieren sich aber gewisse, wiederkehrende Anwendungsszenarien heraus, z. B. aus den Bereichen Einkauf, Vertragsmanagement oder dem Personalwesen.

Wie sieht ein klassischer Anwendungsfall aus, z. B. für ein Flugzeugunternehmen?

Gregor Kolk: Im Fall des Flugzeugsunternehmens handelt es sich um einen eher untypischen Anwendungsfall. Dort erhalten Vertriebsmitarbeiter Dokumente aus dem Personalmanagement, die gegengezeichnet werden müssen. Typisch wäre z. B. die Lösung für die Merck Group, die ihre Einkaufsprozesse mit Adobe Sign abwickelt. Es werden u. a. Lieferantenverträge mit einer Lösung für elektronische Unterschriften aufgesetzt – inklusive der digitalen Bestätigung der Lieferungen und allen weiteren Anforderungen.

Welche Vorteile hat der Kunde?

Gregor Kolk: In erster Linie spart der Kunde Zeit und Geld – die Effizienzvorteile sind beträchtlich. Wir gehen in der Regel davon aus, dass eine elektronische Transaktion ca. 21 Mal schneller abläuft, als bei einer handschriftlichen Unterschrift. Diese Zahl geht aus einer Studie von Forrester Research hervor.

Ein zweiter Vorteil liegt in der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen und Richtlinien, insbesondere rund um die Datensicherheit. Für Unternehmen wird es vergleichsweise einfacher, wenn sie über eine digitale Dokumentenstruktur bzw. entsprechende Prozesse verfügen. Ein Beispiel wäre die Archivierung. Statt ausgedruckt und in Ordnern sortiert, liegen die Daten digital vor, was einen schnelleren und effizienteren Zugang gewährt.

Nicht zuletzt haben sie den Vorteil eines besseren Kundenerlebnisses. Muss jemand z. B. bei Abholung eines Mietwagens nicht mehr diverse Formulare handschriftlich ausfüllen bzw. unterschreiben, sondern kann den Vorgang vorab auf seinem Tablet vollständig abschließen, dann ist das sicherlich ein positives Kundenerlebnis. Bestenfalls beschließt der Kunde, in Zukunft wieder bei diesem Anbieter zu mieten.

Was kostet die Lizenz bzw. die Nutzung Ihrer Technologie den Privat- und Businesskunden?

Gregor Kolk: Bei Einzelanwendern liegt der Preis bei 11,89 Euro im Monat, für kleinere Teams bis zu neun Anwendern bieten wir das Paket inklusive zusätzlicher Funktionen für 29,74 Euro im Monat an. Für Business-Anwender gibt es individuelle Angebote.

In der Regel gibt es zwei Modelle. Eines basiert schlicht auf der Anzahl der Anwender. Diese Lizenzen werden auf die jeweiligen Personen ausgestellt. Die zweite Variante basiert auf Transaktionen, d. h. die Unternehmen erwerben eine begrenzte Anzahl an Transaktionen, die von freigeschalteten Mitarbeitern eines Unternehmens verwendet werden dürfen. Die Mitarbeiter müssen nicht im Vorfeld definiert werden.

Werden die Mitarbeiter vorab geschult?

Gregor Kolk: Das ist abhängig von der gewählten Variante. Ab einem bestimmten Investitionsvolumen ist es sinnvoll, eine interne Schulung durchzuführen. Wir erläutern vor Ort, wie das System idealerweise aufgesetzt und eingesetzt wird.

Inwiefern gibt es hinsichtlich des Datenschutzes spezielle Vorgaben für Ihre Technologie?

Gregor Kolk: Hinsichtlich des Datenschutzes ist es wichtig zu verstehen, dass beide – d. h. wir als Bereitsteller der Technologie und derjenige, der diese Technologie im Unternehmen verwendet – dafür Sorge tragen, dass die Daten geschützt sind. Adobe Sign als Lösung erfüllt die Anforderungen des modernen Datenschutzes – inklusive der jüngsten Anpassungen durch die DSGVO. Wir geben aber auch den Administratoren in den Unternehmen die geeigneten Werkzeuge an die Hand, um diese Anforderungen beim Umgang mit realen Kundendaten zu erfüllen.

Bieten Sie den Kunden auch andere Dienste aus dem Hause Adobe an?

Gregor Kolk: Einer der großen Vorteile von Adobe Sign liegt in seiner Integrierbarkeit in andere Adobe-Lösungen, wie die Document Cloud und andere Produkte, z. B. Salesforce SAP oder die gesamte Palette von Microsoft – von Office bis Sharepoint.

Was kann Adobe Sign nicht?

Gregor Kolk: Was wir nicht abbilden können sind Unterschriftenprozesse die einen Notar erfordern – z. B. wenn sie eine notarielle Urkunde bzw. Beglaubigung benötigen.

Quellen und weiterführende Links

• Digitale Unterschriften und Vertagsabschlüsse: Digitale Kredite nach eIDAS-Verordnung
• Anbieter für digitale Antragstrecken WebID Solutions Interview – Sicherheit „Made in Germany“